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kSuite statt Google Workspace: E-Mail, Kalender & Docs – alles aus Europa
Wir haben Google Workspace durch kSuite von Infomaniak ersetzt. Hier ist unser ehrlicher Erfahrungsbericht nach über einem Jahr: Was funktioniert, was nicht – und wie die Migration lief.
TL;DR
Wir haben Google Workspace durch kSuite von Infomaniak (Schweiz) ersetzt und nutzen es seit über einem Jahr im Alltag. Die Migration dauerte ein Wochenende.
- kSuite deckt E-Mail, Kalender, Cloud-Speicher, Docs und Videocalls in einer Suite ab
- Kosten: ~30 € statt ~84 € pro Monat für 5 User (über 600 € Ersparnis/Jahr)
- Daten liegen in der Schweiz – kein CLOUD Act, volle DSGVO-Konformität
- Einziger Nachteil: Co-Editing in Docs nicht ganz so flüssig wie bei Google
Wenn ihr über einen Wechsel weg von Google Workspace nachdenkt, stolpert ihr schnell über ein Problem: Es gibt zwar einzelne Alternativen für Mail (Mailcow), Kalender (Nextcloud) oder Docs (OnlyOffice) – aber eine integrierte Suite, die alles zusammen bietet? Da wird die Auswahl dünn.
Genau deshalb haben wir uns für kSuite von Infomaniak entschieden. Infomaniak ist ein Schweizer Unternehmen mit eigenen Rechenzentren in der Schweiz. Kein US-Konzern, kein CLOUD Act, keine Datenweitergabe an Dritte. Und das Beste: Es funktioniert tatsächlich als vollwertiger Google-Workspace-Ersatz.
Was ist kSuite?
kSuite ist die Produktivitätssuite von Infomaniak und umfasst:
- kMail – E-Mail mit eigener Domain, Aliase, Weiterleitungen
- kDrive – Cloud-Speicher mit Synchronisation (wie Google Drive)
- kDocs – Online-Dokumente, Tabellen, Präsentationen (wie Google Docs)
- kMeet – Videokonferenzen (wie Google Meet)
- kChat – Team-Chat (wie Google Chat / Slack)
- Kalender – Geteilte Kalender mit CalDAV-Support
- Kontakte – Kontaktverwaltung mit CardDAV
Alles unter einem Dach, ein Login, eine Rechnung. Genau das, was ihr von Google Workspace kennt – aber mit Daten in der Schweiz.
Wie schneidet kSuite im Feature-Vergleich mit Google Workspace ab?
| Feature | Google Workspace | kSuite | Unser Fazit |
|---|---|---|---|
| Gmail | kMail | Gleichwertig. kMail ist sauber und schnell. | |
| Kalender | Google Calendar | Infomaniak Kalender | Funktional gleichwertig. CalDAV = kompatibel mit allem. |
| Cloud-Speicher | Google Drive (30 GB) | kDrive (ab 15 GB, erweiterbar) | Drive hat mehr Integrationen. kDrive reicht für den Alltag. |
| Docs / Tabellen | Google Docs/Sheets | kDocs (OnlyOffice-basiert) | Google Docs ist beim Co-Editing besser. kDocs reicht für 90 % der Fälle. |
| Videocalls | Google Meet | kMeet | Für Teams bis 15 Personen gleichwertig. |
| Chat | Google Chat | kChat | Beide sind kein Slack. Für Quick Messages reicht beides. |
| Admin-Konsole | Google Admin | Infomaniak Manager | Google hat mehr Optionen. Infomaniak ist übersichtlicher. |
| Mobile Apps | Eigene Apps | kDrive App + Standard-Mail-Apps | Google-Apps sind polierter. kDrive-App funktioniert aber gut. |
| Datenschutz | USA (CLOUD Act) | Schweiz (kein CLOUD Act) | Klarer Vorteil kSuite. |
| Preis (5 User) | ~84 € / Monat | ~30 € / Monat | Klarer Vorteil kSuite. |
Wie sind unsere Erfahrungen nach 12 Monaten mit kSuite?
Was sofort funktioniert hat
- E-Mail: Sieht aus wie Mail, fühlt sich an wie Mail, funktioniert wie Mail. Keine Umgewöhnung nötig. Spam-Filter funktioniert zuverlässig.
- Kalender: CalDAV-Sync mit allen Geräten (macOS, iOS, Android, Thunderbird). Geteilte Kalender im Team ohne Probleme.
- kDrive: Desktop-Sync-Client für Mac, Windows und Linux. Funktioniert zuverlässig, Versionierung inklusive.
- kMeet: Videocalls mit Bildschirmfreigabe. Für unsere internen Meetings und Kundengespräche völlig ausreichend.
Wo wir Workarounds brauchten
- Google-Docs-Kompatibilität: Wenn Kunden uns Google-Docs-Links schicken, können wir die nicht direkt in kDocs öffnen. Workaround: Als .docx exportieren lassen oder im Browser öffnen (wir haben noch einen privaten Google-Account für solche Fälle).
- Mobile Push-Notifications: Anfangs kamen Mail-Benachrichtigungen auf Android mit Verzögerung. Gelöst durch korrekte Push-Konfiguration in der Mail-App.
- Gemeinsames Bearbeiten: kDocs unterstützt gleichzeitiges Bearbeiten, aber es ist nicht so flüssig wie bei Google Docs. Für uns kein Problem – wir arbeiten selten gleichzeitig am selben Dokument.
Was Google besser kann (und warum es uns egal ist)
Ja, Google Workspace ist in manchen Bereichen überlegen:
- KI-Features: Google integriert Gemini in Docs, Sheets und Gmail. Klingt fancy – in der Praxis haben wir das fast nie genutzt.
- Ökosystem: Google Workspace integriert sich nahtlos mit YouTube, Google Ads, BigQuery. Wenn ihr das braucht, ist ein Wechsel schwieriger. Wir brauchten es nicht.
- Poliertes UI: Google hat mehr Designer als Infomaniak Mitarbeiter. Die UI ist etwas schicker. Aber kSuite sieht modern aus und ist intuitiv bedienbar.
Unterm Strich: Für ein KMU mit Standard-Office-Bedürfnissen gibt kSuite nichts her, was den Arbeitsalltag einschränkt. Die Vorteile bei Datenschutz und Kosten überwiegen deutlich.
Wie läuft die Migration von Google Workspace zu kSuite ab?
Die komplette Umstellung hat bei uns ein Wochenende gedauert. Hier der Ablauf:
Freitag Abend: Vorbereitung
- kSuite-Account bei Infomaniak erstellt und Domain verifiziert
- Alle Benutzer angelegt (5 Accounts, 10 Minuten)
- Alte Mails per IMAP-Migration importiert (Infomaniak bietet ein eingebautes Tool)
- Kalender als .ics exportiert und in kSuite importiert
- Kontakte als .vcf exportiert und importiert
Samstag: DNS-Umstellung
- MX-Records auf Infomaniak umgestellt
- SPF-, DKIM- und DMARC-Records gesetzt (Infomaniak zeigt euch genau was ihr eintragen müsst)
- Alte Google-MX-Records entfernt
- Gewartet, bis DNS propagiert hat (~12 Stunden)
Sonntag: Test & Go-Live
- Test-Mails hin und her geschickt – alles angekommen
- Kalender-Sync auf allen Geräten eingerichtet
- kDrive-Client auf allen Rechnern installiert
- Altes Google-Drive-Inhalte in kDrive hochgeladen
Wichtig: Wir haben den Google-Workspace-Account noch 30 Tage parallel laufen lassen. Falls eine Mail an die alte Konfiguration ging, haben wir sie trotzdem bekommen. Nach 30 Tagen ohne Probleme haben wir Google gekündigt.
Wie haben unsere Kunden auf den Wechsel reagiert?
Die ehrliche Antwort: Die meisten haben es nicht mal gemerkt. Mails kamen weiterhin an, Termine funktionierten, Dokumente wurden geteilt. Das ist eigentlich das beste Kompliment für eine Migration – wenn niemand etwas merkt.
Die Kunden, die es bemerkt haben, fanden es gut: „Ihr hostet jetzt in der Schweiz? Cool." Besonders bei Neukunden im B2B-Bereich ist „Daten in der Schweiz" ein echtes Verkaufsargument.
Was kostet kSuite im Vergleich zu Google Workspace?
| Plan | Google Workspace | kSuite |
|---|---|---|
| 5 User / Monat | ~84 € (Business Standard) | ~30 € (kSuite Standard) |
| 10 User / Monat | ~168 € | ~60 € |
| 25 User / Monat | ~420 € | ~150 € |
| Ersparnis pro Jahr (25 User) | ~3.240 € weniger mit kSuite | |
Mehr Details zur Gesamtrechnung mit allen Tools folgen bald in unserem ausführlichen Kostenvergleich.
Für welche Unternehmen eignet sich kSuite als Google-Alternative?
Gut geeignet
- KMU bis 50 Mitarbeiter
- Standard-Office (Mail, Kalender, Docs)
- DSGVO-Konformität ist wichtig
- Budget-bewusst
- Kein tiefes Google-Ökosystem
Weniger geeignet
- Schwere Nutzung von Google Sheets/AppSheet
- Tiefe Integration mit Google Ads/Analytics
- Mehr als 100 gleichzeitige Co-Editoren
- Abhängigkeit von Google-APIs
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