EspoCRM, Uptime Kuma & Co – Open-Source-Tools für KMU

Was zahlt ihr monatlich für CRM, Monitoring, Analytics, Passwort-Manager und Team-Chat? Rechnet zusammen: Salesforce, Pingdom, Google Analytics Premium, 1Password Business, Slack Pro. Da kommen schnell 1.000 bis 2.000 Euro im Monat zusammen – für zehn Personen.

Geht das auch anders? Ja – mit Open-Source-Software auf eigenen Servern. Nicht als Bastel-Projekt, sondern als produktiver Stack, der jeden Tag läuft. Hier zeigen wir euch die Tools aus unserem Alltag. Den Anfang machen die beiden, die uns am meisten überzeugt haben.

CRM-Systeme (Software zur Kundenverwaltung und Vertriebssteuerung) gehören zu den teuersten SaaS-Kategorien. SaaS bedeutet „Software as a Service" – ihr mietet die Software als Abo, statt sie selbst zu betreiben. Salesforce verlangt ab 25 Dollar pro User und Monat – im kleinsten Plan. HubSpot startet kostenlos, wird bei wachsenden Anforderungen aber schnell teuer. Pipedrive liegt preislich dazwischen.

EspoCRM ist Open Source und steht unter der AGPLv3-Lizenz. Die AGPLv3 erlaubt freie Nutzung und Anpassung, solange Änderungen am Code wieder veröffentlicht werden. Selbst gehostet fallen keine Lizenzkosten an. Keine User-Limits, keine Feature-Beschränkungen, kein Kleingedrucktes. Trotzdem bringt es alles mit, was ein KMU von einem CRM erwartet:

• Kontakt- und Firmenverwaltung – Alle Kundendaten an einem Ort, mit frei konfigurierbaren Feldern und Beziehungen.
• Deals und Pipeline – Vertriebsprozesse visuell abbilden, Deals durch Phasen schieben, Forecasts erstellen.
• E-Mail-Integration – Eingehende und ausgehende Mails direkt im CRM. Kein Wechsel zwischen fünf Tabs mehr.
• Workflow-Automation – Workflows sind automatisierte Abläufe: Wechselt ein Deal den Status, erstellt das System eine Aufgabe oder verschickt eine Mail. Ohne Zapier, ohne Zusatzkosten.
• Kampagnen und Kundenportal – Newsletter versenden, Kunden ein eigenes Portal zur Verfügung stellen.

Der Preisvergleich bei zehn Usern pro Jahr spricht für sich:

Wir nutzen EspoCRM seit Monaten im Tagesgeschäft. Es läuft auf unserem Coolify-Stack. Die Einrichtung hat keine 15 Minuten gedauert. Die Qualität überrascht – das Tool wirkt wie bezahlte Software.

Monitoring (die laufende Überwachung von Servern und Diensten) klingt nach Konzern-IT. Die Wahrheit: Wenn eure Website zwei Stunden offline ist und ihr es erst durch einen Kundenanruf erfahrt, habt ihr ein Problem. Das gilt für fünf genauso wie für fünfhundert Mitarbeitende.

Uptime Kuma ist ein Open-Source-Monitoring-Tool unter MIT-Lizenz. Die MIT-Lizenz erlaubt nahezu uneingeschränkte Nutzung, auch kommerziell. Mit über 80.000 GitHub Stars gehört es zu den beliebtesten Self-Hosting-Projekten. Es kann deutlich mehr als nur prüfen, ob eine Website erreichbar ist:

• HTTP(S)-Checks – HTTP-Checks prüfen, ob eine Website antwortet und wie schnell. Auch SSL-Zertifikate (Verschlüsselung der Verbindung) werden überwacht.
• TCP, Ping, DNS – TCP prüft, ob ein Port erreichbar ist. DNS prüft die Namensauflösung (ob eure Domain zur richtigen IP führt).
• Docker-Container-Monitoring – Docker verpackt Anwendungen in isolierte Container. Uptime Kuma prüft, ob diese Container laufen. Ideal bei vielen Diensten auf einem Server.
• SSL-Zertifikat-Überwachung – Warnung Tage bevor das Zertifikat abläuft. Schluss mit der Browser-Meldung „Verbindung nicht sicher".
• Öffentliche Status-Pages – Eine Status-Page zeigt euren Kunden auf einer eigenen Seite, welche Dienste laufen und welche gestört sind.

Die Benachrichtigungen machen Uptime Kuma besonders stark: Über 95 Kanäle stehen bereit – E-Mail, Telegram, Slack, Discord, Webhooks (automatische Benachrichtigungen an andere Systeme) und viele mehr. Bei einem Ausfall wisst ihr es in Sekunden.

EspoCRM und Uptime Kuma sind nur zwei Bausteine. Insgesamt betreiben wir sieben Open-Source-Tools, die zusammen einen kompletten Business-Stack bilden:

Jedes dieser Tools ist produktionsreif und wird aktiv weiterentwickelt. Hinter jedem steht eine große Community. Diese Software läuft bei tausenden Unternehmen weltweit im Produktivbetrieb.

Wer mehr über einzelne Tools wissen will: Zu Vaultwarden, Umami und Keycloak haben wir eigene Artikel geschrieben.

Rechnen wir das mal durch – für ein typisches KMU mit zehn Mitarbeitenden:

Selbst im konservativsten Szenario spart ihr mehrere tausend Euro pro Jahr. Preiserhöhungen der SaaS-Anbieter sind dabei noch nicht eingerechnet. Slack hat die Preise 2024 um 10 Prozent angehoben. Salesforce zieht regelmäßig nach.

Der einzige echte Kostenpunkt beim Self-Hosting: der Server. Ein Hetzner-Server mit Coolify kostet je nach Größe 25 bis 50 Euro im Monat. Darauf laufen alle sieben Tools parallel – ohne Probleme.

An diesem Punkt winken viele ab: „Self-Hosting bedeutet Linux-Terminal und Config-Dateien." Vor fünf Jahren stimmte das. Heute gibt es Coolify.

Coolify ist eine Open-Source-Plattform. Sie verwandelt euren Server in eine eigene Hosting-Umgebung mit Web-Oberfläche. Über 280 Anwendungen installiert ihr per Klick – darunter alle sieben Tools aus unserem Stack. So sieht der Ablauf aus:

1. Server bei Hetzner mieten – Ein CX31 oder CX41 reicht für den Anfang völlig.
2. Coolify installieren – Ein Befehl im Terminal, fertig. Wir haben den kompletten Prozess in unserem Hetzner-Coolify-Artikel beschrieben.
3. Tool auswählen und deployen – EspoCRM, Uptime Kuma oder eines der anderen Tools im Service-Katalog suchen, Domain hinterlegen, starten. SSL-Zertifikate richtet Coolify automatisch ein.
4. Konfigurieren und nutzen – Die meisten Tools haben einen Setup-Wizard beim ersten Start. In 15 Minuten seid ihr produktiv.

Kein Docker-Compose von Hand schreiben, keine Reverse-Proxy-Konfiguration, kein manuelles Let's-Encrypt-Setup. Coolify nimmt euch das ab. Wer tiefer einsteigen will, kann das jederzeit tun – nötig ist es nicht.

Open Source bedeutet heute weder weniger Funktionen noch mehr Aufwand. EspoCRM ist ein vollwertiges CRM. Uptime Kuma schlägt viele kommerzielle Monitoring-Tools. Mit Coolify entfällt die technische Hürde beim Self-Hosting.

Der entscheidende Vorteil: Ihr behaltet die Kontrolle. Eure Daten liegen auf eurem Server, in einem deutschen Rechenzentrum, unter europäischem Recht. Kein Vendor-Lock-in, keine Preiserhöhungen, kein Abhängigkeitsrisiko von US-Anbietern.

Wir nutzen diesen Stack produktiv. Jeden Tag. Und wir würden nicht zurückwechseln.